Cele mai importante provocări cu care se confruntă organizația se rezolvă în întâlniri ale echipei de top management sau după nopți nedormite și frământări ale antreprenorului, al cărui business nu are încă anvergura necesara pentru a susține o structură de conducere care să-i dea o idee, când nu știe singur dacă merită să ia pastila albastră.

Din nefericire momentele de analiză apar de obicei sub presiunea unor evenimente neplăcute cum ar fi șefi mari sau clienți importanți nemulțumiți care cer explicații, creșteri de costuri ce nu pot fi ținute în frâu, oameni, procese sau sisteme funcționând mult sub parametrii prognozați.

Cei care răspund de bunul mers al companiei, furați de peisaj sau implicați până peste cap în activități operaționale minore, amână intervenția asupra chestiunilor cruciale care influențează productivitatea, starea emoțională a angajaților ori reputația organizației până când nu mai au loc de întors.

Atunci, în ceasul al 13-lea, vor soluția minune, aplicabilă imediat, care să-i ajute începând de alaltăieri, ”ieftină și bună, cu gust de alună”.

Din păcate pentru cei obișnuiți să stingă focul abia când le-au luat foc hainele, nu-i chiar atât de simplu precum pare să găsești ieșirea de incendiu de unul singur sau alături de cei care ard împreună cu tine.

O idee care-ți poate aduce beneficii nesperate într-o astfel de situație este să apelezi la un facilitator specializat care să conducă o întâlnire a echipei de management în timpul căreia să te concentrezi numai la ce este important, să-ți faci cel mai bun plan, să-ți aloci logic banii, timpul și eforturile.

Un specialist în facilitare știe ce întrebări să pună, când să asculte, cum să audă atât ce se spune, cât și ce se tace. El poate să gestioneze agendele ascunse ale participanților, să păstreze discuția în zona subiectelor cu adevărat relevante, să valorifice la maxim talentul, expertiza, intuiția sau creativitatea celor prezenți.

Să vedem în ce alte feluri este mult mai productivă o discuție facilitată de un consultant din afară decât una condusă de cineva din interior:

Se pun pe masă toate subiectele importante. Procesul de facilitare asigură că nu va fi trecută cu vederea nicio chestiune care contează și că nicio preocupare de importanță secundară nu va fi prinsă-n agendă.

Fiecare participant își exprimă punctul de vedere, argumentează în ce fel topicul pe care îl propune este util în găsirea soluțiilor optime. Se confirmă de comun acord atât agenda cât și obiectivele întâlnirii înainte de a începe dezbaterea.

Nu se deviază de la subiect pentru că omul care conduce întâlnirea folosește tehnici care sesizează urgent deraierile spre zone lipsite de relevanță.

El se asigură că nu apar obișnuitele frustrări generate de cei care încearcă fie să acapareze, fie să deturneze dezbaterea. Facilitatorul gestionează intervențiile astfel încât să nu apară conflicte neproductive dar să încurajeze creativitatea, inițiativa, implicarea creând o atmosferă relaxată dar productivă.

Se evită acțiunile pripite bazate pe presupuneri sau experiențe trecute nu neapărat relevante. Afirmațiile sunt analizate atent înainte de a fi luate de bune.

Fiecare își expune opinia, presupunerile sunt atent verificate. Înainte de a decide că procedăm ”cum am mai făcut noi și altă dată” se stabilește dacă sunt sau nu aceleași circumstanțe, dacă au fost cu adevărat identificate cauzele reale și dacă avem cel mai eficace plan de acțiune, înainte de a ne apuca să facem.

Se ajunge la o înțelegere comună a provocărilor, priorităților și acțiunilor necesare pentru că ele reies în urma aportului la dezbateri al fiecăruia dintre cei prezenți.

Contribuția personală adusă la identificarea celui mai bun plan de acțiune îi motivează pe oameni atât în implementare cât și în comunicarea deciziilor luate către colegii lor ce nu au fost de față la dezbateri.

Se păstrează o atmosferă productivă, relațiile dintre participanți se îmbunătățesc semnificativ pentru că reușesc să-și înțeleagă reciproc, mult mai bine, gândirea.

Văd exact ce stă în spatele părerilor sau acțiunilor colegilor lor pe care le credeau pe alocuri nejustificate, exagerate, pline de subiectivism. În cele mai multe cazuri se identifică acțiuni productive chiar acolo unde diferențele de opinii nu sunt complet depășite.

Rezoluțiile sunt acceptate mai ușor deoarece cel care facilitează discuția este în mod evident neutru, nu are nici un interes personal legat de ce urmează să fie pus în practică.

Șeful lui nu este prezent în sală și prin urmare este greu de manipulat să devină suporterul unei singure tabere. Nu va evita subiectele fierbinți, nu se va implica în jocuri politice. Va întrerupe discursurile sterile, se va concentra natural către cele mai bune soluții, va aborda subiectele considerate tabu de către cei din interior dacă ele ajută la găsirea soluției optime.

Utilizând un consultant din afara companiei să conducă întâlnirile de business cu subiecte arzătoare vei ajunge mai rapid la rezultatele dorite. Vei beneficia de o documentare profesionistă a discuțiilor purtate care va aduce claritate în stabilirea obiectivelor, responsabilităților și termenelor de livrare.

Influența nefastă a celor care țipă mai tare, vor să-și impună punctul de vedere doar ca să demonstreze că sunt puternici, că pot să intimideze, va scădea semnificativ. Structura și procesul de facilitare ajută la valorificarea optimă a experienței și bunului simț de business al echipei de conducere.

Ce îi face pe mulți dintre puternicii companiilor cu hainele deja-n flăcări să nu apeleze la acest tip de consultanță extrem de eficient în situații de criză, de schimbare culturală, de degringoladă operațională sau de cotitură strategică?

De cele mai multe ori frica de a nu-și putea impune astfel agendele ascunse, de a nu-și putea continua liniștiți managementul după ureche sau bunul plac, de a permite coechipierilor lor să le întrevadă slăbiciunile.

The following two tabs change content below.

Călin Cavaleru

Autor, speaker, consultant specializat în tehnici de gândire rațională. Își ajută clienții să găsească cele mai simple, profitabile și durabile soluții de business.

Ultimele articole postate de către Călin Cavaleru (vezi toate)