Ce este șefii și ce vrea ei

Am vorbit cu Rodica Nicolae, de la Manager Express despre șefii zilelor noastre. Ea a pus discuția noastră într-un articol pe care l-a intitulat cuminte ”Șefii se cred infailibili, cer imposibilul și vor controlul absolut”.

Citindu-l mi-am amintit bancul din vremea comunismului cu milițianul care intră într-o librărie și cere cartea ”Ce este milițienii și ce vrea ei”. Vânzătorul îi spune că i-ar da-o cu plăcere dar este epuizată. Milițianul se gândește vreun minut, se scarpină-n cap, apoi decide: ”Nu-i nimic, o iau și așa!”

În onoarea milițianului din banc am numit interviul pe care mi l-a luat Rodica ”Ce este șefii și ce vrea ei” și l-am pus aici. Sper să-ți placă!

Am observat ca ești printre putinii consultanți care își permit sa folosească termenul  de “șef” de echipa, de companie, de proiect etc. De ce fugim de acest termen, in vreme ce cu toții îl avem in minte, când vorbim despre o companie?

Îmi vine greu să vorbesc în numele altora, deci nu știu de ce lumea fuge de termenul de șef. Eu îl folosesc pentru că exprimă conceptul conducătorului care și-a depășit semnificativ nivelul maxim de competență și nu-i pasă de asta. Nu conștientizează că este o piedică în calea progresului, crede că are o contribuție majoră la obținerea succesului și că este, desigur, indispensabil.

Ce înseamnă, în accepțiunea ta, de consultant, “șef”?

Înseamnă un personaj cocoțat pe un nivel ierarhic mai înalt decât ar fi cazul, căruia-i lipsesc oareșce abilități de management, nu stă prea grozav cu inteligența emoțională, își pune mai mereu interesele personale înaintea celor ale organizației, și-și dorește controlul absolut. Cam așa arată șeful de astăzi.

Cu ce ar trebui să se ocupe “șeful”?

Depinde mult de ce obiective îți propune organizația. Așa în lipsa unui context, dacă ne ocupăm mai mult cu teoria și ne gândim la compania ideală, ar putea să

Știe un pic de strategie atât cât să poată aplica ce i se cere de la Înalta Poartă, să-și motiveze echipa, să ia la timp și pe cursul corect deciziile mai puțin evidente

Lanseze teme clare și să ofere suport celor care nu se descurcă onorabil. Să-și ajute oamenii să învețe lucruri noi, să dea feedback de calitate, la timp

Dezvolte relații cât mai bune cu subalternii, colegii și șefii. Ar prinde bine un pic de empatie, ceva abilități de comunicare, capacitatea de a identifica soluții, nu vinovați, multă corectitudine

Încurajeze atitudini și comportamente în linie cu valorile reale, nu cu neapărat cu cele scrise pe toți pereți. Să descurajeze aberațiile, să evite pe cât posibil favoritisme, nepotisme, judecăți cu măsuri diferite

Cu ce se ocupă el, în fapt?

Nu vreau să generalizez pentru că n-are rost să pui o mare categorie de oameni în aceeași oală. Dacă te interesează ce greșeli fac mai des șefii cu care am interacționat recent, ele sunt următoarele:

Intră în panică pentru că nu mai știu care-i pasul următor logic. Iau o grămadă de decizii contradictorii sau nu iau nicio decizie, apoi se miră că n-a dispărut, ca prin minune, amenințarea

Pun o presiune chioară pe echipa lor – cer imposibilul fără să ofere resurse, suport sau să se implice direct. Cred că astfel și-au făcut treaba și pot să aștepte liniștiți rezultatele excepționale

Se bănuiesc de infailibilitate – indiferent cu ce se confruntă nu mai cer sfatul nimănui, refuză să accepte informațiile care nu le plac, își asumă riscuri nebunește sau se ascund sub birou ”până dau urzicile” cum și-a propus în ianuarie un mare conducător de oști care crede cu tărie în eficacitatea leadership-ului prin neprezentare.

Ce probleme ai constatat că are șeful cu prioritizarea obiectivelor?

Șeful adevărat nu lucrează cu priorități. El se ocupă doar de ce-l interesează în acel moment dat. La fiecare 5 minute altceva. Lasă management meeting-ul ca să converseze amiabil câte o oră cu furnizorul de hârtie igienică sau cu Maricica, femeia care-i gătește acasă.

Distruge o pregătire complicată, croșetată în timp îndelungat de o echipă de specialiști, nu pentru că ar avea ceva valoros de adăugat, ci ca să demonstreze că soarele răsare de la el și poate da restart după cum i se năzăre. Se plânge că oamenii lui nu-l respectă suficient cât să-i ofere ajutorul ce i se cuvine, dar nu face nimic ca să merite respectul lor.

Cum își gestionează el timpul?

Își gestionează timpul personal în mod discreționar. Uneori muncește prea mult, alteori deloc. Nu se orientează nici măcar după ce arde în firmă, ci după propriile mofturi. Îmi amintesc că am lucrat cu un șef care pleca într-o croazieră lungă pe mare, de preferință în zona Americii de Sud unde nu se putea comunica deloc cu el din motive tehnice, ori de câte ori compania intra într-o criză majoră.

Când acești șefi dau teme cer ca imposibilul să le fie livrat de preferință ieri, fără să implice vreo cheltuială în plus, ore suplimentare sau întârzieri. Ei nu realizează că asta-i face să arate în ochii subalternilor ca niște nepricepuți vocali, chiar ușor isterici care se îmbată cu apă rece.

De ce nu se mai vorbește despre productivitate? S-a inventat un alt indicator pt ea sau…? Si cum stăm cu productivitatea, in Romania?

În bula în care trăiesc eu productivitatea este încă la modă, Oamenii vor să obțină rezultate mai bune, să-și optimizeze cheltuielile, procesele, performanțele. Se străduiesc să ofere clientului cea mai fericită experiență posibilă pentru bugetul alocat. Vor să fie altfel, respectiv mai buni decât competitorii lor.

Când se apucă de o treabă serioasă își calculează, fie și sumar, posibilele câștiguri. Analizează minuțios riscurile. Nu-și iau în cârcă mai multe inițiative decât pot duce. Majoritatea antreprenorilor cu care lucrez au o strategie coerent definită pe care o revizuiesc periodic și obiective clare al căror progres îl urmăresc cu atenție.

In ce măsura se folosește delegarea?

Delegarea ar putea fi folosită mai des și mai deștept. N-are niciun sens să-ți pasez o sarcină ca apoi să stau să mă holbez peste umărul tău ca să văd pas cu pas cum o duci la bun sfârșit. E mult mai productiv să-ți spun ce rezultate aștept și să te las să ajungi acolo pe drumul tău.

Nu-i bine nici să-ți arunc în spate temele de care nu-mi place, eventual fără să-ți dau toate informațiile disponibile, fără să-ți asigur resursele necesare, fără mandatul de decizie absolut indispensabil pentru obținerea succesului dar cu pretenția absurdă să-ți asumi integral responsabilitatea rezultatului.

Spui, adesea, în articolele tale de pe blog, că ceea ce contează este cultura organizațională. Dar “șefii” nu văd legătura dintre ea si bani. Poți să faci mai clară aceasta legătură?

Cultura organizațională contează enorm. După părerea mea, ea nu mănâncă strategia pe pâine, înainte de micul dejun, așa cum susțin diverși guru de business de peste ocean. Dar nici nu are un rol marginal cum speră, cu naivitate, mulți șefi mioritici.

Acolo unde se încurajează fluiditatea proceselor, unde se lucrează cu operatori capabili să funcționeze independent, unde este recompensată performanța reală și coechipierii știu să-și facă gândirea vizibilă, proiectele se termină la timp, cheltuielile sunt mai mici, clientul este satisfăcut.

Dincolo unde iubim controlul absolut, ne place să desenăm proceduri stufoase, punem în procesele critice mulți pași laterali sau înapoi, dăm putere de veto incompetentului bine intenționat, dar perfect incapabil să aibă viziunea de ansamblu, merge greu, costă mult, adesea nu se termină niciodată.

Felul in care se iau deciziile, la nivel de board, spune ceva despre cultura acelei companii? Cum ar trebui sa se ia deciziile majore?

Am văzut companii în care boardul decidea prin vot ce-i de făcut mai departe sub pretextul că vor să câștige timp. Nu cred nici un pic în eficacitatea acestui sistem!

E mult mai productiv când managerii de pe același nivel ierarhic își argumentează punctul de vedere, ori de câte ori are sens până înțelege toată lumea ce spun, iar dacă nu reușim să găsim un consens, șeful ierarhic decide încotro o luăm, pentru că el este cel care va răspunde în primul rând de calitatea rezultatelor.

Asta într-o organizație normală, nu într-una puternic politizată unde nu contează ce faci, ci cu cine ești prieten sau într-una condusă de un omniscient plin de auto-suficiență.

Ce rol are ascultarea, in job description-ului unui șef?

Un șef cum l-am descris noi aici nu ascultă. Uneori el aude ce-i spui. Foarte rar îl interesează ce aude. Oricum va transforma inițiativa rezultată din comunicarea cu tine în ideea lui genială dacă are succes sau în propunerea ta tâmpită dacă rezultatul este neclar.

Altfel ascultarea activă este esențială pentru creșterea calității rezultatelor. Asta înseamnă să te ascult încercând să înțeleg cât mai bine ce-mi spui, nu să te ascult întrebându-mă ce răspuns să-ți dau astfel încât să par mai deștept, mai frumos sau mai devreme acasă.

In final, cum evaluezi manierele in afaceri ale “șefilor” despre care am discutat pana acum? Cum stau ei cu punctualitatea, cu respectarea cuvântului dat, cu eleganta și onestitatea in business?

Șefii nu stau deloc bine cu manierele. Nu au de ce. Nu-i interesează chiar așa de mult ceilalți oameni încât să se poarte decent dacă nu au un câștig imediat. Nu prea știu să spună nu, așa că promit liniștiți lucruri pe care știu precis că nu le vor livra niciodată.

Sunt prea puțin motivați să-și cioplească un brand personal de calitate deoarece nu știu ce-i aia, cere multă muncă, iar ei sunt deosebit de încrezători că nu vor mai ajunge niciodată sub val sau într-o situație în care să fie nevoie să demonstreze ceva.