Desene de procese

Semizeus este nervos. Treaba merge prost și el știe și de ce. Astăzi trebuie să umble la procese, este nevoie de mai multă viteză, informații detaliate, mai puține cheltuieli. Complicat și plictisitor să le redeseneze singur dar, ca orice conducător care se respectă, are soluții; o să cheme un consultant din afară care să-i facă treaba.

Deși poate să pară atractiv să nu-ți bați capul, gândește-te că să lași consultanții externi de unii singuri, nu e cea mai fericită alegere pentru a redesena procesele organizației tale. Nu neapărat pentru că nu s-ar pricepe să o facă, ci pentru că cei care vor lucra cu aceste procese și vor trebui să obțină rezultate, nu vor fi ușor de convins sau de motivat să accepte modificări venite din senin la care nu au contribuit în niciun fel.

Ego-ul lor va fi inflamat pentru că expertiza tehnică pe care au acumulat-o de-a lungul timpului a fost ignorată. Dincolo de orgoliul rănit, specialiștii tăi știu deja ce nu funcționează, care sunt cauzele disfuncțiilor ba adesea au și soluțiile optime deci nu ai niciun  motiv rațional să-i sari din porție.

Designul sau re-designul proceselor  organizaționale se face implicând oamenii din companie, furnizorii și clienții care vor fi afectați de modificările decise pentru că numai așa vei găsi cele mai bune soluții iar ei vor fi dispuși să-și asume schimbarea.

Un consultant extern poate să aducă ajute moderând discuțiile astfel încât să asigure un produs finit de calitate dar nu poate, niciodată, să facă treaba de unul singur. Dacă ar înțelege atât de bine businessul tău cât să optimizeze procese cheie fără ajutorul oamenilor tăi, probabil nu s-ar ocupa de consultantă ci ar fi competitorul tău care-i lider de piață.

Consultanții interni, cum ar fi departamentele de resurse umane, financiar sau de asigurarea calității, ar trebui implicați și ei pentru că sunt factori esențiali pentru obținerea rezultatului optim. Punctul lor de vedere adaugă valoare rezultatului final pentru că se uită din unghiuri pe care managerii funcționali nu le văd în mod obișnuit.

Inițiativele de îmbunătățire ale proceselor din organizație dau greș de cele mai multe ori pentru că top managementul nu se implică activ în punerea lor în practică. Implicarea activă înseamnă că un membru al echipei de conducere, care poate realmente să facă lucrurile să se întâmple, ar trebui să gestioneze proiectul, iar ceilalți membri ai echipei de top ar  trebui să-l sprijine activ motivându-și subordonații să se adapteze rapid.

Rolul conducătorului este să se asigure ca lucrurile merg în direcția cea mai bună, să ghideze oamenii și eforturile lor, să înlăture obstacolele inerente, să aprobe recomandările care au sens; într-un cuvânt să fie managerul schimbării. Asta presupune mai mult decât planificarea modificărilor, înseamnă și suportul necesar în aplicarea lor plus comunicarea către toate nivelurile ierarhice.

Sfatul meu pentru Semizeus este să se gândească bine dacă este pregătit să-și joace rolul în redesenarea proceselor organizaționale care îi dau bătăi de cap. Dacă nu se poate ocupa personal de asta, și nu are un manager de top căruia să-i aloce proiectul, mai bine nu lansează astfel de inițiative pentru că nu va obține decât rezultate mediocre generând rezistență, frustrare și scandal.

Ar mai fi de luat în calcul că o treabă bine făcută, care include și testarea rezultatului final înainte de aplicare, poate să dureze, în funcție de complexitatea companiei, până la 6 luni.