Du-te cu dialogul la reparat

Din multitudinea de probleme cu care se confruntă o organizație care activează pe meleagurile mioritice, comunicarea internă pare de departe cea mai complicat de rezolvat. Conducătorii de companii știu că este nevoie să transmită repede, exact, clar informații spre echipele lor dacă vor să câștige jocul, ceea ce nu-i împiedică să comunice rar, dezarticulat, fără să se asigure că au fost înțeleși corect.

Când angajații nu știu ce-ți dorești de la ei, încotro duci corabia sau cum vezi aportul lor la succes, businessul tău va merge mult mai prost decât e cazul. Pentru că fiecare pricepe ce poate și acționează cum îl taie capul, profiturile scad, productivitatea este praf, clienții sunt nemulțumiți iar motivarea șchioapătă.

Dacă faci efortul susținut să vorbești cu oamenii tăi de câte ori e necesar ei vor înțelege corect ce înseamnă și cum se aplică principiile sau valorile companiei, care sunt obiectivele lor, ce priorități trebuie să urmărească, ce comportamente sunt încurajate.

Vei dezvolta astfel o cultură a eficienței, asumării responsabilității și încrederii între coechipieri. Se vor îmbunătăți productivitatea, angajamentul, retenția. Va apărea dialogul constructiv care conduce spre soluții ieftine, rapide, durabile.

Se va atenua, spre dispariție, senzația șefului suprem că trage de unul singur o căruță cu îndărătnici, care se gândesc mai degrabă cum să-l încurce, în loc să-l ajute la obținerea unor rezultate de excepție.

Pentru cei care vor să-și atragă coechipierii de partea lor investind puțin, dar inteligent, iată câteva tactici de comunicare care pot ajuta semnificativ:

Dă drumul informației cât mai devreme

În felul acesta eviți apariția bârfelor sau a zvonurilor defetiste. Cei implicații vor realiza că nu manipulezi informația, vor fi mai puțin suspicioși față de tine și vor reduce rezistența la schimbare.

În același timp nu-și vor mai consuma resursele aiurea ca să afle din diverse alte surse ceea ce ar trebui să vină pe căile de comunicare legitime.

Folosește toate canalele pe care le ai la îndemână

Străduiește-te să-ți înțelegi fiecare partener de discuție astfel încât să comunici cu el pe canalele care-i sunt la îndemână.

Deși pare ciudat pentru unii, e plin pământul de oameni care nu răspund la telefon, nu-și citesc emailurile sau își fac un titlu de glorie din faptul că stau departe de social media.

Este obligația ta, ca șef de companie, să faci mesajul să ajungă și la ei chiar dacă asta înseamnă să folosești semnale cu fum, porumbei călători sau demodata întâlnire față-n față.

Nu îți recomand să-ți încordezi mușchii ca să impui canalele de comunicare despre care tu crezi că sunt simplu de folosit, pentru că au încercat deja alții și au dat greș.

Repetă mesajul până când a fost înțeles complet și corect

Este complet nerealist să te aștepți să fii înțeles din priviri sau pentru că spui trei prostii din vârful buzelor în timp ce-ți butonezi furibund mobilul.

Pentru a-l desluși complet și corect oamenii au nevoie să audă mesajul de mai multe ori, să vadă exemple, să aplice cu mânuțele lor și să primească feedback despre calitatea rezultatelor obținute.

Șefii care cer ca totul să fie perfect sau să aibă la îndemână în oricând, orice le trece prin cap, trăiesc frustrări imense, care reapar periodic deoarece pretind imposibilul. Mai mult, felul în care-și exprimă așteptările este frecvent neclar, lipsit de specificitate.

Iar în rarele cazuri în care discută despre ce a mers prost fac abuz de judecăți de valoare și de comparații irelevante cu minunile de vitejie pe care le-au realizat ei odată, demult, undeva în trecutul lor glorios.

Nu amesteca subiectele

Încearcă să transmiți un singur mesaj odată. Folosește limbajul cel mai potrivit pentru receptor. Bazează-te pe fapte, evită presupunerile neverificate sau judecățile de valoare.

Comunică-ți scurt, clar și la obiect așteptările. Răspunde cu răbdare la întrebări, depășește nelămuririle sau neînțelegerile. Asigură-te că toată lumea este pe aceeași pagină.

Spune-le oamenilor ce au de câștigat

Mulți șefi speră că e suficient să ceară apăsat, să țipe, să dea cu barda sau să folosească slogane dogite ca să miște oamenii așa cum își doresc. Ei presupun că ce e clar pentru ei, este la fel de evident și pentru ceilalți, ori că toată lumea o să-i urmeze doar pentru că sunt șmecheri.

Chiar dacă ar fi așa angajații nu reacționează pozitiv înainte să fie convinși că sunt pe drumul cel bun. Că aportul lor contează și că, la capătul liniei, le va fi mai bine.

Pentru cei care insistă să-și impună cu orice preț punctele de vedere, vestea proastă este că nu vor reuși. Iar vestea și mai proastă este că insuccesul îi va costa foarte scump atât pe plan profesional, cât și personal.

Nu vei ajunge prea departe dacă lași comunicarea internă în voia sorții. Ai nevoie să stabilești obiective logice, cum ar fi să-ți transformi oamenii în intraprenori, comunicatori eficienți sau chiar în ambasadori ai brandului.

Fă-ți un plan care să te ajute să transmiți tot ce trebuie știut legat de strategie, cultură, leadership, procese, performanță sau viața cotidiană a organizației așa cum este ea, cu mai bune și mai rele.

Nu uita că vrei să comunici eficient iar asta înseamnă că mesajul potrivit ajunge la audiența potrivită, în momentul potrivit. Că este înțeles corect și generează acțiunile așteptate. Că există feedback și implicit un schimb de idei care produce valoare.

Când comunicarea internă funcționează cu hopuri, verifică dacă vorbești cu oamenii sau doar spre ei, adică îi bombardezi cu informații, judecăți de valoare sau panseuri nerelevante. Iar dacă dialogul a devenit un monolog, du-te cu el la reparat!